Die Jahresabrechnung ist die vollständige, nach Zeitraum gegliederte Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Immobilie anfallen. Erstellt wird sie vom Vermieter oder einer beauftragten Hausverwaltung, bei Eigentümergemeinschaften von der WEG-Verwaltung. Sie erfüllt zwei Funktionen gleichzeitig: Sie dient als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung gegenüber den Mietern und liefert dem Eigentümer die notwendige Datenbasis für die steuerliche Gewinnermittlung aus Vermietung und Verpachtung.
Was die Jahresabrechnung enthält
Auf der Einnahmenseite stehen sämtliche Mieteinnahmen des zurückliegenden Kalenderjahres einschließlich geleisteter Betriebskostenvorauszahlungen. Die Ausgabenseite umfasst alle umlagefähigen Bewirtschaftungskosten – darunter Heizung, Wasser, Müllabfuhr und Hausmeisterleistungen – sowie nicht umlagefähige Positionen wie Instandhaltungsmaßnahmen und Verwaltungskosten. Bei einer Wohnungseigentumsgemeinschaft werden die gemeinschaftlich entstandenen Kosten zusätzlich nach Miteigentumsanteilen auf die einzelnen Eigentümer verteilt. Ebenfalls darzustellen ist die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage, die künftige Reparaturen absichert.
Fristen und gesetzliche Anforderungen
Das Bürgerliche Gesetzbuch verpflichtet Vermieter dazu, ihren Mietern die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Wird diese Frist versäumt, können Nachforderungen gegenüber dem Mieter in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden. Für Wohnungseigentumsgemeinschaften schreibt das Wohnungseigentumsgesetz vor, dass der bestellte Verwalter die Jahresabrechnung fristgerecht erstellt und der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vorlegt. Eine formell fehlerhafte oder inhaltlich unvollständige Abrechnung kann anfechtbar sein und im Streitfall vor dem zuständigen Amtsgericht – im Landkreis Garmisch-Partenkirchen ist das Amtsgericht Weilheim zuständig – zu Auseinandersetzungen führen.
Bedeutung für Eigentümer und Mieter
Für Eigentümer, insbesondere im Alpenvorland mit seinem hohen Anteil an Kapitalanlegern und Zweitwohnungsbesitzern rund um Staffelsee und Riegsee, ist eine sorgfältig geführte Jahresabrechnung unverzichtbar: Sie bildet die Basis der Anlage V in der Einkommensteuererklärung und dokumentiert alle abzugsfähigen Werbungskosten lückenlos. Mieter wiederum können anhand der Abrechnung ihre geleisteten Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten abgleichen und etwaige Nachzahlungen oder Erstattungen nachvollziehen. Eine ordentlich erstellte Abrechnung schafft für beide Seiten Rechtssicherheit und minimiert das Konfliktpotenzial.
