Nach Abschluss eines Bauprojekts und erfolgter Abnahme stellt der Auftragnehmer die Schlussrechnung aus – die endgültige, vollständige Abrechnung über alle erbrachten Leistungen. Sie fasst sämtliche Positionen zusammen, verrechnet geleistete Abschlagszahlungen und bildet die Basis für die verbleibende Schlusszahlung. Mit ihrem Zugang beginnen zugleich wesentliche Fristen: die Zahlungsfrist des Auftraggebers und der Lauf der Gewährleistung.
Aufbau und Pflichtbestandteile
Eine ordnungsgemäße Schlussrechnung gliedert alle erbrachten Leistungen nach den Positionen des ursprünglichen Leistungsverzeichnisses auf. Die abgerechneten Mengen basieren auf dem tatsächlichen Aufmaß – also den vor Ort gemessenen, verbauten Massen – nicht auf den ursprünglich geschätzten Werten. Die Einheitspreise entstammen dem Vertrag oder genehmigten Nachträgen; eigenmächtige Preisänderungen durch den Auftragnehmer sind unzulässig.
Von der Bruttosumme werden alle bereits geleisteten Abschlagszahlungen abgezogen. Hinzu kommt in der Regel ein Sicherheitseinbehalt von fünf Prozent, der bis zur vollständigen Mängelbeseitigung einbehalten werden darf – alternativ kann der Auftragnehmer eine Bürgschaft stellen. Formal muss die Rechnung Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungszeitraum, Bankverbindung und Zahlungsziel enthalten, damit der Auftraggeber einen etwaigen Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Prüfung durch den Auftraggeber
Der Auftraggeber ist berechtigt und – im eigenen Interesse – gut beraten, die Schlussrechnung sorgfältig zu prüfen. Dabei sind zwei Ebenen zu unterscheiden: Die formale Prüfung stellt sicher, dass alle steuerrechtlich notwendigen Angaben vorhanden sind. Die inhaltliche Prüfung gleicht ab, ob die abgerechneten Leistungen tatsächlich erbracht wurden, ob die Mengenansätze dem gemeinsamen Aufmaß entsprechen und ob sämtliche Abschlagszahlungen korrekt berücksichtigt wurden.
Die übliche Prüfungsfrist beträgt zwei Monate. Beanstandungen müssen schriftlich und mit konkreter Begründung erfolgen – eine pauschale Ablehnung ist nicht ausreichend. Gerade bei Bauvorhaben im Alpenvorland, wo hochwertige Materialien und spezialisierte Handwerkerleistungen keine Seltenheit sind, können die Rechnungsbeträge erheblich sein; eine strukturierte Prüfung lohnt sich daher in jedem Fall.
Zahlungsfristen und Sicherheitseinbehalt
Die Schlussrechnung wird nach Zugang beim Auftraggeber und Ablauf der Prüfungsfrist fällig – in der Praxis meist 30 Tage nach Rechnungseingang. Ist vertraglich ein Skonto vereinbart, ermöglicht eine Zahlung innerhalb von 14 Tagen üblicherweise einen Abzug von zwei bis drei Prozent. Bei Zahlungsverzug schuldet der Auftraggeber Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem jeweils geltenden Basiszinssatz.
Der Sicherheitseinbehalt von fünf Prozent bleibt bis zur Beseitigung aller Mängel gesperrt. Nach Ablauf der Gewährleistungsfrist – im Regelfall fünf Jahre – ist er freizugeben, sofern keine offenen Mängelansprüche bestehen. Der Auftragnehmer kann die Freigabe auch früher erwirken, indem er eine gleichwertige Bürgschaft eines Kreditinstituts hinterlegt.
Steuerliche Aspekte
Für Unternehmer, die Immobilien gewerblich vermieten oder ein Objekt im Betriebsvermögen halten, ist die Schlussrechnung steuerlich relevant: Die ausgewiesene Umsatzsteuer kann als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Nettokosten sind als Betriebsausgaben absetzbar.
Privatpersonen profitieren bei Handwerkerleistungen am selbst genutzten Wohnobjekt von der Steuerermäßigung nach § 35a EStG: 20 Prozent der Lohnkosten – nicht des Gesamtrechnungsbetrags – können direkt von der Einkommensteuer abgezogen werden, bis zu einem jährlichen Höchstbetrag von 1.200 Euro. Die Schlussrechnung sollte in diesen Fällen ebenso wie alle übrigen Belege zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
