Werbungskosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar dazu dienen, Einnahmen zu erzielen, zu sichern oder zu erhalten. Das Einkommensteuergesetz kennt diesen Begriff vor allem in zwei Zusammenhängen: bei Arbeitnehmern, die ihre beruflichen Ausgaben in der Anlage N der Steuererklärung eintragen, und bei Eigentümern vermieteter Immobilien, die sämtliche Kosten rund um ihre Mietobjekte in der Anlage V erfassen. In beiden Fällen senken die anerkannten Kosten das zu versteuernde Einkommen und damit die tatsächliche Steuerlast.
Was Arbeitnehmer absetzen können
Der größte Einzelposten für die meisten Beschäftigten ist der Arbeitsweg. Die Entfernungspauschale beträgt für die ersten zwanzig Kilometer 0,30 Euro je Kilometer der einfachen Strecke; ab dem einundzwanzigsten Kilometer gilt ein erhöhter Satz von 0,38 Euro. Maßgeblich sind ausschließlich tatsächliche Arbeitstage – Urlaubs- und Krankheitstage bleiben außen vor.
Darüber hinaus lassen sich beruflich genutzte Arbeitsmittel wie Laptop, Fachbücher, Spezialwerkzeug oder branchenspezifische Schutzkleidung absetzen. Gegenstände mit einem Nettowert bis 800 Euro können sofort im Jahr der Anschaffung angesetzt werden; teurere Anschaffungen werden über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Gleiches gilt für Aufwendungen für berufliche Weiterbildung: Kursgebühren, Prüfungskosten, Fahrtkosten und Übernachtungen bei auswärtigen Seminaren sind vollständig abzugsfähig. Bewerbungskosten – auch für erfolglose Versuche – sowie beruflich veranlasste Umzugskosten zählen ebenfalls dazu.
Die Werbungskostenpauschale und wann sich Einzelnachweise lohnen
Ohne jeden Beleg und ohne eigenen Antrag berücksichtigt das Finanzamt bei Arbeitnehmern automatisch einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag. Liegen die tatsächlichen beruflichen Ausgaben darunter, profitiert man trotzdem vom vollen Pauschbetrag. Sobald die nachweisbaren Kosten diesen Betrag übersteigen, ist der Einzelnachweis sinnvoll: Alle Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge werden in der Anlage N aufgeführt, und das Finanzamt erkennt den tatsächlichen Betrag an. Bei Ehepaaren steht der Pauschbetrag jedem Partner separat zu; wer höhere Kosten hat, weist diese individuell nach.
Rentner und Pensionäre profitieren ebenfalls von einer – deutlich niedrigeren – Pauschale. Da die Rentenbesteuerung seit 2005 stufenweise ausgeweitet wurde, lohnt sich auch hier ein Blick auf absetzbare Posten wie Kontoführungsgebühren oder kleinere berufsbedingte Ausgaben aus früheren Tätigkeiten.
Werbungskosten bei vermieteten Immobilien
Für Eigentümer vermieteter Objekte ist die Anlage V das zentrale Instrument zur Steueroptimierung. Hier lassen sich nahezu alle Kosten ansetzen, die im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen: laufende Instandhaltung und Reparaturen, Ausgaben für Hausverwaltung und Hausmeisterservice, Grundsteuer, Gebäudeversicherungen sowie die Zinsen auf ein zur Finanzierung aufgenommenes Darlehen. Wichtig: Nur der Zinsanteil der Kreditrate ist abzugsfähig, nicht der Tilgungsanteil.
Ein besonders gewichtiger Posten ist die Absetzung für Abnutzung (AfA). Für Wohngebäude beträgt sie in der Regel zwei Prozent der Bemessungsgrundlage pro Jahr, also des auf das Gebäude entfallenden Kaufpreisanteils ohne Grundstück. Im Alpenvorland – etwa rund um den Staffelsee oder in gefragten Lagen mit Bergblick im Landkreis Garmisch-Partenkirchen – sind die Bodenrichtwerte hoch, was den Grundstücksanteil am Kaufpreis erhöht und die AfA-Bemessungsgrundlage entsprechend reduziert. Eine sorgfältige Kaufpreisaufteilung zwischen Grund und Boden sowie Gebäude ist daher steuerlich besonders relevant und sollte bereits beim Erwerb dokumentiert werden.
Übersteigen die Werbungskosten die Mieteinnahmen, entsteht ein steuerlicher Verlust, der mit anderen Einkunftsarten – etwa dem Arbeitslohn – verrechnet werden kann. Gerade in der Anfangsphase einer Investition ist dieses Szenario häufig anzutreffen und kann die Gesamtsteuerlast spürbar senken.
Was nicht abzugsfähig ist und worauf Sie achten sollten
Private Lebenshaltungskosten bleiben stets außen vor, auch wenn sie mittelbar mit dem Beruf zusammenhängen. Kleidung ist nur dann absetzbar, wenn es sich um eindeutige Berufs- oder Schutzkleidung handelt, die im Alltag nicht tragbar ist. Kosten der Erstausbildung oder eines Erststudiums gelten steuerrechtlich nur als Sonderausgaben und sind in der Höhe begrenzt.
Für gemischt genutzte Gegenstände wie Telefon oder Internetanschluss ist der berufliche Anteil plausibel zu schätzen und zu belegen. Beim Arbeitszimmer gelten besondere Anforderungen: Der Raum muss nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden; liegt dort der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit, ist der Abzug unbegrenzt möglich. Andernfalls gilt ein gesetzlicher Höchstbetrag. Alternativ kann eine tagesweise Homeoffice-Pauschale angesetzt werden, was in vielen Fällen unkomplizierter ist.
Belege sollten konsequent aufbewahrt werden – digital eingescannte Dokumente sind steuerrechtlich anerkannt, solange sie lesbar und unveränderbar gespeichert sind. Bei komplexen Sachverhalten, etwa mehreren Vermietobjekten oder einer kombinierten Arbeitnehmer- und Vermietertätigkeit, zahlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater aus. Dessen Honorar ist übrigens selbst als Werbungskosten absetzbar.
